Memahami Fungsi dan Proses Humas

Dipresentasikan oleh: Dra. Ria Sumarni
Rabu, 17 April 2007 pada Pertemuan Bulanan Fortamas LIPI Bandung
di UPT BPI LIPI Gedung 30 Lt.2 Ruang Serbaguna

Pendahuluan

Humas atau Hubungan Masyarakat mempunyai peran sangat penting di dalam suatu organisasi. Di zaman globalisasi seperti ini dibutuhkan Humas yang bisa bekerjasama secara profesional dan bisa mengambil sikap pada saat saat genting.
Organisasi tidak selalu berjalan mulus dan nyaman untuk mencapai tujuannya, terkadang mengalami krisis sehingga mungkin saja organisasi akan berjalan tersendat sendat bahkan berhenti sama sekali. Salah satu tugas Humas adalah menjaga secara telaten hubungan komunikasi antara organisasi dengan publik publiknya dengan demikian kepercayaan dan dukungan publik bisa ditingkatkan.


Fungsi dan Proses Humas

Seorang petugas Humas tidak cukup dibekali dengaan kemampuan berkomunikasi untuk menyebarkan informasi dan menerima informasi, tapi juga harus mampu mencari solusi pemecahan setiap permasalahan yang timbul akibat dari kecenderungan maupun kebijakan organisasi terhadap publik-publiknya. Oleh sebab itu,  petugas Humas harus memahami fungsi dan proses Humas .

Salah satu fungsi Humas adalah menjalin komunikasi dengan publik-publik organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam konteks ini, tujuan organisasi dibantu pencapaiannya melalui Humas dengan cara meningkatkaan kepercayaan publik, menjaga atau memperbaiki prestise organisasi, mendeteksi dan menangani isu-isu yang berkembang dan mengatasi kesalahpahaman dan prasangka.

Hal penting yang perlu diperhatikan oleh Humas adalah hubungan antar pengetahuan, sikap, dan tindakan, yaitu hubungan yang dipengaruhi oleh faktor situasi, seperti:

• Tingkat pengenalan atau masalah;
  
• Tingkat kendala untuk mengenali masalah (Apakah organisasi mempresepsikan bahwa masalah atau isu itu berada di bawah kendali atau kemampuannya untuk melakukan sesuatu);
  
• Adanya kriteria acuan ( pengetahuan pengalaman yang dimiliki );
  
• Tingkat keterlibatan.
  

Dampak dari komunikasi yang dilakukan tidak saja terbatas pada level perilaku, tapi bisa saja pada level pengetahuan dan level sikap. Jenis komunikasi yang dilakukaan adalah komunikasi dua arah. Humas tidak saja berfungsi sebagai komunikator atau pemberi informasi, tapi juga harus dapat berfungsi sebagai pendengar yang bisa menyimak informasi yang berasal dari publik. Karena kita tidak saja akan mendapat umpan balik (Feed back ) dari publik, tapi lebih dari itu, kita akan mendapat masukan saran, pernyataan aspirasi, harapan bahkan kritik.

Dalam prosesnya Humas harus melalui beberapa Tahapan, di antaranya :

1. Tahap Pengumpulan Fakta
Humas dalam melakukan kebijakannya atau dalam menangani masalah tidak dilakukan secara asal-asalan, tapi harus didasarkan pada fakta- fakta.

2. Perumusan fakta
Dari data data yang dikumpulkan berdasarkan fakta, Humas kemudian melakukan perumusan permasalahan yang dihadapi organisasi dalam kaitannya dengan relasi-relasi dan komunikasi dengan publik organisasi.

3. Menyusun rencana dan perancangan program Humas
Yaitu, rencana yang terkait dengan komunikasi antar organisasi dengan publik, misalnya dengan mengkomunikasikan program organisasi. Ada baiknya publik diberitahu tentang langkah langkah yang dilakukan perusahaan. Melalui berbagai kegiatan publisitas dan promosi, contohnya dengan memanfaatan media elektronik, media massa ( mengundang media untuk peliputan , menulis siaran pers/membuat press release , membuat situs internet) atau dengan pemberian informasi langsung (pameran),  penyebaran brosur, dan lain sebagainya. Intinya dapat menunjukkan kepedulian organisasi terhadap publik.

4. Evaluasi
Ditujukan untuk melihat apakah program kegiatan yang direncanakan berjalan dengan baik ? Apakah bisa mencapai tujuan atau belum mencapai tujuan ? Bila ternyata bisa mencapai tujuan, hal itu dapat dijadikan acuan dalam menjalankan kegiatan yang sama. Bila belum, kita harus bertanya mengapa bisa demikian? Hal ini berarti ada kesalahan dari progeam atau rencana yang telah dibuat dan tugas Humas adalah bisa menentukan langkah-langkah penyempurnaan dan memperbaikinya.

Analisis Iklim Umum Sikap dan Relasi Organisasi dengan Lingkungannya

Setiap organisasi berfungsi dalam sebuah sistem sehingga ada ketergantungan antara organisasi dan keseluruhan sistem. Itu sebabnya penting untuk memahami pelbagai kecenderungan yg ada dalam organisasi, bagaimana dampak kecenderungan tsb terhadap organisasi . Di antaranya sikap publik terhadap organisasi dan terhadap bidang yang ada di dalamnya.

1. Menentukan sikap setiap kelompok terhadap organisasi
Bila sikap publik terhadap organisasi sudah diketahui maka organisasi tersebut bisa menetukan apakah dalam sikap tersebut terdapat kesalahpahaman atau kebijakan dan tindakan organisasi mana yang melahirkan opini yang tidak favourable.

2.  Analisis kondisi Opini
Analisis ini bisa jadi menunjukkan adanya ketidak senangan di kalangan publik. Analisis ini bisa membantu dalam menyusun rencana perbaikan opini yang berkembang pada berbagai publik organisasi.

3. Antisipasi masalah masalah potensial , kebutuhan atau peluang
Analisis dan survey yang dilakukan organisasi bisa memperkirakan apa yang mungkin berkembang pada sijap publik, Berdasarkan hal ini bisa disarankan atau disusunrencana tindakan yang tepat.

5. Perumusan Kebijakan
Analisis bisa saja menunjukan kebijakan organisasi yang mana yang perlu diubah untuk memperbaiki sikap kelompok publik tersebut terhadap perusahaan.

6. Perencanaan Sarana untuk memperbaiki sikap kelompok publik
Dengan mengetahui apa yang dipikirkan oleh publik terhadap organisasi dan klarifikasi kebijakan yang empengaruhi opini publik , maka tersedia dasar untuk bertindak. Tinggal menyusun program kegiatan untuk mengatasi kesalah pahaman dan mengembangkan itikat baik.

7. Pelaksanaan kegiatan yang terencana
Pada tahap ini dijalankan kegiatan yang menggunakan sarana sarana Humas seperti publisstas, iklan dan kegiatan karyawan.

8. Umpan balik, evaluasi, dan penyempurnaan
Kondisi pasti terus berubah dan Humas berfungsi memberi sumbangan sekaligus dipengaruhi perubahan. Kaarena itu penting untuk terus mengkaji publik. Tindakan ini membantu dalam menilai hasil dan mengembangkan sekaligus menyempurnakan program progran Humas.

KIAT SUKSES MENJADIKAN INTERNET SEBAGAI MEDIA PENYEBARAN INFORMASI

Dipresentasikan oleh: Hanif Fakhrurroja, S.Si
Rabu, 14 Maret 2007 pada Pertemuan Bulanan Fortamas LIPI Bandung
di UPT BPI LIPI Gedung 30 Lt.2 Ruang Serbaguna

Apakah Internet Itu?

• Internet adalah jaringan yang terhubung dalam internet protocol (IP) secara luas mencapai seluruh dunia.
  
• Internet (inter-network) adalah sejumlah jaringan fisik yang saling terhubung dengan protocol yang sama (apa saja) untuk membentuk jaringan logic, selanjutnya disebut sebagai inter-network.
  
• Internet sebagai komunitas jaringan komputer yang memberikan pelayanan http (world wide web). Dibedakan dengan intranet sebagai pelayanan http untuk kalangan terbatas. Pada mulanya pembatasan pada jaring fisik, yaitu LAN, kemudian berkembang termasuk pembatasan secara logis.
  
• Intranet sebagai jaringan TCP/IP untuk kalangan terbatas. Masyarakat umum mengartikan sebagai jaringan lokal (LAN) dengan pengalamatan private IP.
  

Apakah Web Site Itu?

• Homepage atau web site merupakan halaman yang ditampilkan pada komputer dari suatu alamat yang terdapat di internet. Internet dapat berfungsi sebagai pasar global dan bebas yang memasarkan berbagai macam produk dan jasa.
  
• Untuk memperoleh suatu informasi pada internet, pemakai cukup menghubungi suatu alamat (alamat internet) dari perusahaan yang bersangkutan pada internet, kemudian alamat tersebut akan menampilkan suatu daftar atau tampilan yang dapat memberikan informasi sesuai keinginan pemakai. Alamat internet beserta tampilan yang dikeluarkan disebut dengan homepage.
  

Sejarah Internet

• Pada awal diciptakannya, jaringan komputer dimanfaatkan oleh angkatan bersenjata Amerika untuk mengembangkan senjata nuklir. Amerika khawatir jika negaranya diserang maka komunikasi menjadi lumpuh. Untuk itulah mereka mencoba komunikasi dan menukar informasi melalui jaringan komputer.
  
• Setelah angkatan bersenjata Amerika, dunia pendidikan pun merasa sangat perlu mempelajari dan mengembangkan jaringan komputer. Salah satunya adalah Universitas of California at Los Angeles (UCLA). Akhirnya tahun 1970 internet banyak digunakan di unversitas-universitas di Amerika dan berkembang pesat sampai saat ini. Agar para pengguna komputer dengan merek dan tipe berlainan dapat saling berhubungan, maka para ahli membuat sebuah protokol (semacam bahasa) yang sama untuk dipakai di internet. Namanya TCP (Transmission Control Protocol, bahasa Indonesianya Protokol Pengendali Transmisi) dan IP (Internet Protocol).
• Tahun 1989, Timothy Berners-Lee, ahli komputer dari Inggris menciptakan World Wide Web yaitu semacam program yang memungkinkan suara, gambar, film, musik ditampilkan dalam internet. Karena penemuan inilah internet menjadi lebih menarik tampilannya dan sangat bervariasi. Dahulu internet hanya dapat digunakan oleh kalangan tertentu dan dengan komponen tertentu saja. Tetapi saat ini, orang yang berada dirumah pun bisa terhubung ke internet dengan menggunakan modem dan jaringan telepon. Selain itu, Internet banyak digunakan oleh perusahaan, lembaga pendidikan, lembaga pemerintahan, lembaga militer di seluruh dunia untuk memberikan informasi kepada masyarakat.

Apa Manfaat Web Site?

• Sebagai media promosi bagi suatu perusahaan/instansi, karena dapat dilihat secara langsung oleh pelanggan atau calon pelanggan di dalam negeri maupun luar negeri dalam kurun waktu 24 jam sehari. Memiliki homepage sangat tepat bila perusahaan/instansi anda mencari rekanan dari luar negeri, karena saat ini perusahaan di luar negeri telah menggunakan internet sebagai media informasi, promosi, komunikasi dan pengiriman data.
  
• Sebagai media pemasaran, karena pelanggan dapat langsung melakukan pemesanan melalui internet sesuai dengan fasilitas yang disediakan.
  
• Meningkatkan citra perusahaan di mata mitra kerja, karena memberikan fasilitas informasi yang lebih cepat, karena pada homepage anda dapat menampilkan spesfikasi produk atau jasa yang diberikan.

7 Alasan Utama Mempromosikan Hasil Penelitian dan Pengembangan Produk Melalui Internet

1. Siap Sedia 24 Jam

Tidak seperti praktek bisnis offline lainnya yang layanannya
tergantung pada hari kerja dan jam kerja.
Web site selalu siap sedia 24 jam serta bisa diakses oleh pelanggan dari mana saja dan kapan saja.

2. Menjangkau Pangsa Pasar Yang Tertarget

Melalui media informasi online,kita bisa secara efektif memasarkan bisnis berdasarkan pangsa pasar yang ditargetkan. Baik dari segi area, minat, kebutuhan pelanggan, bahasa, dan lain-lain.

3. Mengangkat Citra (Image)

Dengan memiliki sebuah web site, citra (image) kita bisa terangkat. Walau bisnis kita tidak besar, tetapi melalui kehadiran secara online, citra bisniskita akan terangkat dibandingkan kompetitor lain dan bisa bersaing dengan perusahaan besar.

4. Biaya Pemasaran Yang Lebih Efektif dan Efisien

Pemasaran melalui internet sangat tertarget dan biaya relatif lebih rendah dibanding pemasaran offline, sehingga biaya yang dikeluarkan untuk pemasarannya juga lebih efektif dan efisien.

5. Memposisikan Citra Kita Di Masa Depan

Semakin hari, semakin banyak media informasi yang hadir secara online. Demikian juga kompetitor. Kalau tidak sekarang, kelak pun mereka akan menghadirkan bisnisnya melalui internet. Karena itu, kehadiran situs media informasikita di internet, setidaknya telah menolong memposisikan citra kita di masa depan.

6. Mempermudah Dalam Membangun Hubungan Baik Dengan Pelanggan

Karena internet adalah media yang interaktif, Kita dapat dengan mudah menjalin komunikasi dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Baik itu melalui newsletter, ‘kotak saran’, survey/polling, forum,dll. Kelebihan macam-macam ‘perangkat’ Ini, Kita bisa melayani banyak pelanggan dalam satu waktu. Hal ini tentunya akan lebih menghemat waktu, tenaga dan biaya.

7. Sistem Otomatisasi Yang Responsif

Melalui sistem otomatisasi, web site kita bisa memberikan respon dengan cepat jika datang ‘pesanan’ atau permintaan informasi yang lebih lengkap dari pelanggan.
Di jaman yang serba instan ini, kecepatan layanan adalah kemutlakan.

Kiat Sukses Menjadi Pengelola Penyebaran Informasi Melalui Internet

1. Kecepatan

Dengan segala percepatan perkembangan teknologi, globalisasi, dan internet, laju perubahan pun semakin cepat dari yang pernah dibayangkan. Karena itu, kita harus bisa mengantisipasinya
dan sanggup bereaksi cepat, tapi juga penuh perhitungan.

2. Kemampuan Beradaptasi

Laju perubahan yang terjadi pada dunia internet membutuhkan bisnis yang lebih fleksibel dan adaptif dibandingkan sebelumnya. Anda harus menambah pengetahuan dan mampu menginterpretasinya, serta secara cepat merespon perubahan tersebut dimanapun
terjadinya –baik dalam teknologi dan kompetisi, juga pada pergantian pola pasar dan pembeli.

3. Eksperimen

Seorang pengelola penyebaran informasi melalui internet harus bersedia mencoba ide-ide baru di pasar yang dibidiknya. Kita tidak memiliki banyak waktu atau hanya mengandalkan “market research” yang sudah tidak up to date untuk mengevaluasi tindakan-tindakan Kita. Eksperimen dan siap bergerak cepat untuk beradaptasi dengan apa yang dibutuhkan dan diinginkan pasar kepada Anda.

4. Inovasi Yang Konstan

Meluncurkan produk ke pasar hanyalah sebuah permulaan. Dorongan kompetisi yang tak kenal henti dan tuntutan pasar terhadap perbaikan membuat fokus kita pada inovasi sangat penting.

5. Kolaborasi

Kita tidak bisa bekerja sendiri di pergerakan dengan kecepatan seperti saat ini. Internet memungkinkan Kita melibatkan banyak pemilik perusahaan dalam setiap langkah. Mulai dari kelahiran sebuah produk melalui riset, pembangunan produk, pengemasan, pengiriman, support dan proses perbaikan yang terus berjalan.

6. Jadilah Multidisipliner

Perusahaan dalam era ekonomi baru seperti sekarang menciptakan
solusi dengan mengintegrasikan berbagai disiplin ilmu seperti
teknologi, content, grafis, layanan dan hubungan. Karena itu,
seorang pengelola penyebaran informasi melalui internet yang sukses biasanya memahami berbagai disiplin ilmu.