Memahami Fungsi dan Proses Humas

Dipresentasikan oleh: Dra. Ria Sumarni
Rabu, 17 April 2007 pada Pertemuan Bulanan Fortamas LIPI Bandung
di UPT BPI LIPI Gedung 30 Lt.2 Ruang Serbaguna

Pendahuluan

Humas atau Hubungan Masyarakat mempunyai peran sangat penting di dalam suatu organisasi. Di zaman globalisasi seperti ini dibutuhkan Humas yang bisa bekerjasama secara profesional dan bisa mengambil sikap pada saat saat genting.
Organisasi tidak selalu berjalan mulus dan nyaman untuk mencapai tujuannya, terkadang mengalami krisis sehingga mungkin saja organisasi akan berjalan tersendat sendat bahkan berhenti sama sekali. Salah satu tugas Humas adalah menjaga secara telaten hubungan komunikasi antara organisasi dengan publik publiknya dengan demikian kepercayaan dan dukungan publik bisa ditingkatkan.


Fungsi dan Proses Humas

Seorang petugas Humas tidak cukup dibekali dengaan kemampuan berkomunikasi untuk menyebarkan informasi dan menerima informasi, tapi juga harus mampu mencari solusi pemecahan setiap permasalahan yang timbul akibat dari kecenderungan maupun kebijakan organisasi terhadap publik-publiknya. Oleh sebab itu,  petugas Humas harus memahami fungsi dan proses Humas .

Salah satu fungsi Humas adalah menjalin komunikasi dengan publik-publik organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam konteks ini, tujuan organisasi dibantu pencapaiannya melalui Humas dengan cara meningkatkaan kepercayaan publik, menjaga atau memperbaiki prestise organisasi, mendeteksi dan menangani isu-isu yang berkembang dan mengatasi kesalahpahaman dan prasangka.

Hal penting yang perlu diperhatikan oleh Humas adalah hubungan antar pengetahuan, sikap, dan tindakan, yaitu hubungan yang dipengaruhi oleh faktor situasi, seperti:

• Tingkat pengenalan atau masalah;
  
• Tingkat kendala untuk mengenali masalah (Apakah organisasi mempresepsikan bahwa masalah atau isu itu berada di bawah kendali atau kemampuannya untuk melakukan sesuatu);
  
• Adanya kriteria acuan ( pengetahuan pengalaman yang dimiliki );
  
• Tingkat keterlibatan.
  

Dampak dari komunikasi yang dilakukan tidak saja terbatas pada level perilaku, tapi bisa saja pada level pengetahuan dan level sikap. Jenis komunikasi yang dilakukaan adalah komunikasi dua arah. Humas tidak saja berfungsi sebagai komunikator atau pemberi informasi, tapi juga harus dapat berfungsi sebagai pendengar yang bisa menyimak informasi yang berasal dari publik. Karena kita tidak saja akan mendapat umpan balik (Feed back ) dari publik, tapi lebih dari itu, kita akan mendapat masukan saran, pernyataan aspirasi, harapan bahkan kritik.

Dalam prosesnya Humas harus melalui beberapa Tahapan, di antaranya :

1. Tahap Pengumpulan Fakta
Humas dalam melakukan kebijakannya atau dalam menangani masalah tidak dilakukan secara asal-asalan, tapi harus didasarkan pada fakta- fakta.

2. Perumusan fakta
Dari data data yang dikumpulkan berdasarkan fakta, Humas kemudian melakukan perumusan permasalahan yang dihadapi organisasi dalam kaitannya dengan relasi-relasi dan komunikasi dengan publik organisasi.

3. Menyusun rencana dan perancangan program Humas
Yaitu, rencana yang terkait dengan komunikasi antar organisasi dengan publik, misalnya dengan mengkomunikasikan program organisasi. Ada baiknya publik diberitahu tentang langkah langkah yang dilakukan perusahaan. Melalui berbagai kegiatan publisitas dan promosi, contohnya dengan memanfaatan media elektronik, media massa ( mengundang media untuk peliputan , menulis siaran pers/membuat press release , membuat situs internet) atau dengan pemberian informasi langsung (pameran),  penyebaran brosur, dan lain sebagainya. Intinya dapat menunjukkan kepedulian organisasi terhadap publik.

4. Evaluasi
Ditujukan untuk melihat apakah program kegiatan yang direncanakan berjalan dengan baik ? Apakah bisa mencapai tujuan atau belum mencapai tujuan ? Bila ternyata bisa mencapai tujuan, hal itu dapat dijadikan acuan dalam menjalankan kegiatan yang sama. Bila belum, kita harus bertanya mengapa bisa demikian? Hal ini berarti ada kesalahan dari progeam atau rencana yang telah dibuat dan tugas Humas adalah bisa menentukan langkah-langkah penyempurnaan dan memperbaikinya.

Analisis Iklim Umum Sikap dan Relasi Organisasi dengan Lingkungannya

Setiap organisasi berfungsi dalam sebuah sistem sehingga ada ketergantungan antara organisasi dan keseluruhan sistem. Itu sebabnya penting untuk memahami pelbagai kecenderungan yg ada dalam organisasi, bagaimana dampak kecenderungan tsb terhadap organisasi . Di antaranya sikap publik terhadap organisasi dan terhadap bidang yang ada di dalamnya.

1. Menentukan sikap setiap kelompok terhadap organisasi
Bila sikap publik terhadap organisasi sudah diketahui maka organisasi tersebut bisa menetukan apakah dalam sikap tersebut terdapat kesalahpahaman atau kebijakan dan tindakan organisasi mana yang melahirkan opini yang tidak favourable.

2.  Analisis kondisi Opini
Analisis ini bisa jadi menunjukkan adanya ketidak senangan di kalangan publik. Analisis ini bisa membantu dalam menyusun rencana perbaikan opini yang berkembang pada berbagai publik organisasi.

3. Antisipasi masalah masalah potensial , kebutuhan atau peluang
Analisis dan survey yang dilakukan organisasi bisa memperkirakan apa yang mungkin berkembang pada sijap publik, Berdasarkan hal ini bisa disarankan atau disusunrencana tindakan yang tepat.

5. Perumusan Kebijakan
Analisis bisa saja menunjukan kebijakan organisasi yang mana yang perlu diubah untuk memperbaiki sikap kelompok publik tersebut terhadap perusahaan.

6. Perencanaan Sarana untuk memperbaiki sikap kelompok publik
Dengan mengetahui apa yang dipikirkan oleh publik terhadap organisasi dan klarifikasi kebijakan yang empengaruhi opini publik , maka tersedia dasar untuk bertindak. Tinggal menyusun program kegiatan untuk mengatasi kesalah pahaman dan mengembangkan itikat baik.

7. Pelaksanaan kegiatan yang terencana
Pada tahap ini dijalankan kegiatan yang menggunakan sarana sarana Humas seperti publisstas, iklan dan kegiatan karyawan.

8. Umpan balik, evaluasi, dan penyempurnaan
Kondisi pasti terus berubah dan Humas berfungsi memberi sumbangan sekaligus dipengaruhi perubahan. Kaarena itu penting untuk terus mengkaji publik. Tindakan ini membantu dalam menilai hasil dan mengembangkan sekaligus menyempurnakan program progran Humas.